Gmailからメールを取得して、スプレッドシートに貼り付け

こんにちは！

GASエンジニア岡田です。

今回はGASを使って、Gmailからデータを取得して、スプレッドシートに張り付ける方法について、実際にご依頼いただいた具体的な内容をもとに紹介していきます。

GASを使ってGmailでできること

まずはGASを使ってGmailでできることを解説します。

• メールの検索
  キーワード、ラベル、ステータス、日付などの条件でメールを検索できます。
  Gmailの「メールを検索」にキーワードを手入力して検索する機能と同じことをできます。

• 検索したメールのデータを取得できる
  宛名、本文などメールの内容を取得することができます。
  
   
• メールを送信する
  指定した相手に対して、指定した件名・本文でメールを送信することができます。

開発事例

楽天で商品が売れたことを知らせるメールをスプレッドシートに張り付けたい

「注文情報を集計するために、毎回CSVを出力して張り付けるのが大変」、

「他の事業者と一緒に販売活動をしていて、リアルタイムで注文状況を他の事業者の人に共有したい」

というご要望でした。

GASの処理は以下の流れです
 

①1時間に1回、指定のキーワードでメールを検索する

楽天などECサービスから届くメールの件名には、共通するキーワードが入っている場合がほとんどです。

そのキーワードを使って、Gmailを検索して、メールを取得します。

②検索結果のメール本文から必要な文章を抽出する

検索をしてメール本文を取得して、本文丸ごとをスプレッドシートに張り付けても意味がありません。

GASでは、「特定の文字」と「特定の文字」の間の文字を取得することができます。

例えば、メールで以下の内容が届いて、「注文日」のデータを取得したい場合は、

ご注文番号 TEST123456789

ご注文日 2021-08-05 00:38:57

ご利用店舗 ○○楽天市場店

”ご注文日”と”ご利用店舗”の間の文字を「注文日」のデータとして取得して、スプレッドシートに張り付けていきます。

これによって、毎回CSVをダウンロードして、張り付ける業務は完全に自動化されました。

salesforceから毎日送られるレポートのCSVファイルをスプレッドシートに張り付けたい

「会社でsalesforceを利用していて、毎日メールで日別レポートが送られてくる。スプレッドシートに日別のデータを入力して、集計をしたいが、毎日CSVをダウンロードして、張り付けるのは面倒」

というご要望でした。

GASの処理は以下の流れです

①毎晩11時頃に指定のキーワードでメールを検索

②検索結果のメールに添付されているCSVファイルを取得する

GASでは本文など以外にも、添付ファイルも取得が可能です

③CSVの型を変換してスプレッドシートに張り付ける

CSVには「Shift-JS」と「UTF-8」という型があります。

エクセルはShift-JSに対応していて、スプレッドシートはUTF-8に対応しております。

もし添付ファイルのCSVがShift-JSの場合は、UTF-8に変換した後にスプレッドシートに張り付けてあげないと文字化けを起こしてしまいます。

特定のメールが届いたら、他のメンバーに共有して欲しい

「特定のキーワードのメールが届いたら、特定のメンバーに共有したいけれど、毎回それを実施するのは大変」

というご要望でした。

GASの処理は以下の流れです

①30分に1回、指定のキーワードでメールを検索

②指定したキーワードを含むメールが新しく届いたら、特定のメンバーにメールを送信

指定のメールアドレスに対して、新しくメールが届いたことを通知するメールを送信します。

以上です！

この方法を使えば、人の手が一切介在しない、完全な自動化をすることが可能です。

簡単に導入できるのに、非常に強力な方法なので、お困りの方は是非お声がけください。

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