ＩＴ化で絶対に失敗しない方法【自己紹介】

2020年10月に首都圏を中心に全国の鉄道・バスで使える

某ICカードのアプリがついにリリースされました。

「待ってました！」
「さっそく使ってみよう！」

たくさんの人が期待に胸を躍らせてアプリをダウンロードしましたが、

「通学定期券が使えない」
「iphone7に対応していない」
「詳細情報と事実が異なる」

「期待を裏切るシステム」

といった、使いものにならない系の低評価レビューが相次ぎ、

リリースから約１週間が経過した時点での評価は５段階中２.９（AppStore）

478件のレビューのうち、約半数が最低の★１という散々な結果でした。

でも…おかしいと思いません？

ICカードは公共交通機関で使われており、開発時には当然ニーズを慎重に調査したり、

専門のコンサル・設計会社が関わっていたはずです。

それなのになぜ、こんなことになってしまうのか？

あなたもこれからＩＴ導入して効率化しようとお考えなら、

この謎についてしっかりと理解しておく必要があります。

大手が満を持してリリースしたアプリでさえ、このような結果になるのです。

せっかくＩＴ導入しても

「こんなの使えない！」

となってしまうかもしれません。

自己紹介

ということで前置きが長くなりました。

こんにちは。ペパコミ株式会社 小川です。

課題に対して、ＩＴ導入で業務効率化を実現する会社を経営しております。

サイボウズオフィシャルパートナーで主にkintoneという

ノーコードシステムの構築・運用コンサルティングをしております。

主にyoutube・メディアからの案件相談が多いです。

youtube「kintone活用ちゃんねる」

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メディア「ペパコミ」

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CRM、システム、EC管理、予約管理、バックオフィス全般等々

業種業態問わず様々な角度からＩＴ化による効率化実現が出来ます。

零細企業から上場企業までＩＴ化支援の経験から

今日はＩＴ導入で絶対に失敗しない方法について執筆します。

失敗の定義は様々ですが、本記事では②を想定します。

①予算はある程度(数百・数千万以上)あるから、とにかく手間なく要望を実現してほしい

②予算は限られているが、要望は実現してほしい

予算さえあれば、要望実現した上で業務自動化が可能ですが、

中小企業のほとんどが限られた予算内で効率化をしたいはずなので、

②の視点で執筆していきます。

ＩＴ導入はなぜ失敗するのか？

ＩＴ導入で失敗する理由の多くが

現場が運用してくれない

です。

冒頭の長い前振りの通り、

ＩＴ導入時入念に設計を行っても失敗します。

※冒頭の例はアプリですが、アプリもＩＴ導入も同じです。

なぜかというと、ＩＴ導入時のシステム設計をするのは

経営陣と業者だからです。

経営陣は現場のことを理解しているつもりで、

細かいことまで理解できていません。

結果、いざ導入しても現場からすると

こんな仕様のもの使ってたら余計に手間が増えるわ！

となります。

そうならないために、ＩＴ導入する上で失敗しない方法をご紹介します。

失敗しない方法①ＩＴ導入前後に責任を持つ

ＩＴ導入は経営陣は導入前後に責任を持ちましょう。

導入前に気を付けること

月並みですが、必ず現場の課題をしっかり吸い上げることです。

経営陣の主観的な課題ではなく、現場レベルで把握することが大切です。

導入後に気を付けること

要件定義の際によくある話をご紹介します。

ペパコミ「●●の通り設計すると確かに効率化になりますが、現場側は▼▼のような作業工数が発生します。このあたり現場側の運用は大丈夫ですか？」

経営陣「ああ、大丈夫。そこはしっかりやってもらうようにお願いするから」

実際その通りトップダウンで運用出来る会社様もいますが、反対に

言うだけで放置して、いつの間にか現場で使われていないケースが往々にしてあります。

ＩＴは導入して終わりではありません。

むしろ導入後が本番です。

このあたりは次に詳しく説明します。

失敗しない方法②常に改修を続けること

上述の通り、どれだけ現場の声を吸い上げて導入をしても

うまく運用出来ないことが当たり前のようにあります。

その理由として、

言うのと実際に使うのでは大きな違いがある

からです。

実際に使ってみると

・やっぱりここの項目は●●がいいなあ～

・この選択項目いらなかったな～

などなど、運用してはじめて気付く点があります。

これを放置してはいけません。

その声を即座にシステムへ反映させて、改修を続けていくことが大切です。

①構築

②運用

③評価

④改修点洗い出し

⑤改修

⑥②へ戻る

これを繰り返して社内向けにシステムを最適化しないと業務効率化は実現しません。

導入がGOALではなくSTART

この意識を持つことが超重要です！

しかし改修となると、業者に改修依頼する必要がありますよね？

都度費用が掛かりますし、時間も掛かります。

大掛かりなシステムになるほど、改修費用も大きくなり

「その改修費用ならいいや・・」となり、システムの進化が止まります。

進化しないシステムは現代においては退化です。

そこで大切なことはシステム改修を内製化出来る仕組みです。

失敗しない方法③改修を内製化すること

上記図は日本とアメリカのエンジニア所属割合です。

アメリカはほとんどが企業に所属している反面

日本はシステム会社に所属していることが分かります。

※２０１５年時点のデータを加工したものです。

アメリカではシステムの内製化が進んでいることが分かります。

日本も内製化する流れになってきており、

それを後押しする大きなものとしてノーコードシステムです。

日本はアメリカと異なり、エンジニアの絶対数が少ないです。

そのためエンジニアがいなくても、社内でシステム構築・改修の内製化が出来る

ノーコードシステムが日本では流行しています。

弊社が扱っているkintoneもノーコードシステムです。

つまりkintoneを使いこなすことは社内にエンジニアを雇用するのと同義になります。

予算が大きく取れない中小企業こそ、ノーコードで運用することは強くオススメします！

ノーコードシステムとは

簡単に言うとプログラムの知識がなくても

システム構築が出来るシステムのことです。

※詳しくは調べて下さいｗ

kintoneだと、入力項目をドラッグ＆ドロップで組み立てて作ります。

今Excelや紙を使って処理している業務をノーコードシステムに置き換えることで、

業務効率化だけでなく、ペーパーレス化・リモートワーク化の実現になります。

失敗しない方法④最初から完璧に作りすぎないこと

これからのＩＴ化は運用しながら改修を出来るシステムを活用することです。

そのために最初から１００％を目指して構築をしないことが大切です。

１００％を目指すと初期費用・改修費用が高額になりますし、

柔軟に対応出来なくなる可能性もあります。

６０～７０％くらいでまずはスモールスタートで構築を行い、

運用しながら改修をして１００％を目指すのが

予算の少ない中小企業のＩＴ化が目指すべき形です。

まとめ

システム構築をしてＩＴ化を実現するためには、

徹底的な運用者目線の構築と改修しやすい体制を社内に整えることが大切になります。

ペパコミではノーコードシステムkintoneの構築・運用コンサルティングを行っています。

導入がSTARTと常に考え、導入後の運用サポートをしながら将来的には、

お客様社内にkintoneスペシャリストを育成することで、

内製化が実現出来るお手伝いをしております。

最近ホットなのが、kintone×会計連携相談も多く頂いており、

kintone×会計ソフトの連携だけでなく、

会計業務も内製化出来る「自計化」の支援も行っております。

自計化することで、税理士への顧問料も減りますし、

社内の数字も迅速に把握が出来ます。

自計化すら面倒な会社様には、経理代行まで丸ごと引き受けるプランもございます。

お客様の効率化を実現して経費を削減し、圧倒的な成果が出せるよう

当事者意識を持って結果にコミットしますので、

業務効率化をしたい中小企業はお気軽にご相談下さい。(相談は無料です)